Warum Spalten in SharePoint sinnvoller sind als Unterordner

Wer mit SharePoint arbeitet, kennt die Herausforderung: Wie organisiert man Dokumente und Daten am besten? Oft stellt sich die Frage, ob man lieber viele Unterordner anlegt oder Spalten verwendet. Hier erfährst du, warum Spalten meistens die bessere Wahl sind und wie du mit Listviews und Filtern noch mehr herausholen kannst.

Die Nachteile von Unterordnern

Unterordner wirken auf den ersten Blick sinnvoll, bringen aber einige Probleme mit sich:

1. Schlechte Übersicht: Je mehr Unterordner, desto schwieriger wird es, Dokumente schnell zu finden.
2. Mehr Aufwand: Strukturen müssen oft manuell geändert werden, was zeitaufwendig ist.
3. Eingeschränkte Sichtbarkeit: Dateien “verschwinden” in tiefen Ordnerstrukturen und sind schwer zugänglich.
4. Kein Filtern möglich: Unterordner bieten keine Möglichkeit, Dokumente nach bestimmten Kriterien zu filtern.

Die Vorteile von Spalten

Spalten bieten eine flexible und übersichtliche Alternative:

1. Bessere Übersicht: Alle Dokumente sind auf einer Ebene sichtbar, was den Zugriff erleichtert.
2. Einfachere Verwaltung: Änderungen können schnell über die Spalteneigenschaften vorgenommen werden.
3. Leichtere Suche: Mit Metadaten in Spalten lassen sich Dokumente leichter finden.
4. Individuelle Ansichten: Nutzer können ihre Ansicht der Daten nach ihren Bedürfnissen anpassen.

Listviews und Filter: Mehr Effizienz

Mit Listviews und Filtern wird die Datenorganisation noch besser:

1. Listviews: Du kannst verschiedene Ansichten auf deine Daten erstellen, z.B. für aktuelle oder abgeschlossene Projekte.
2. Filter: Zeige nur die Dokumente an, die für dich relevant sind, z.B. nach Datum oder verantwortlicher Person.

Beispiel: Projektmanagement

Ein Projektmanagement-Team kann Spalten wie “Projektname”, “Phase”, “Verantwortlicher”, “Erstellungsdatum” und “Status” verwenden. Dadurch können sie leicht Ansichten und Filter erstellen, z.B. alle Aufgaben in der Planungsphase oder alle Dokumente, die von einem bestimmten Teammitglied bearbeitet werden.

Fazit

Spalten bieten in SharePoint eine deutlich bessere Organisation als Unterordner. Sie sorgen für Übersicht, einfache Verwaltung und erleichtern das Suchen und Filtern von Dokumenten. Mit Listviews und Filtern kannst du zudem deine Daten individuell und effizient darstellen. Setze auf Spalten und bringe mehr Struktur in deine SharePoint-Bibliotheken und -Listen!