Im Rahmen unserer “Back to the Roots”-Serie im Coffee Corner möchte ich dir den passenden Blogbeitrag liefern. Im Fokus steht SharePoint Online, aber die meisten allgemeinen Tipps gelten auch für SharePoint on premise.
Hier einige Fragen, die man sich so stellt:
Wofür nutzen wir SharePoint und wo setzen wir ihn vielleicht unbewusst ein?
SharePoint dient vor allem zwei Zwecken: zum einen zur Zusammenarbeit mit anderen und zum anderen zur Bereitstellung von Informationen, beispielsweise in einem Intranet. Du kannst direkt in SharePoint arbeiten oder in Teams unter dem Reiter “Dokumente” deine Dateien für die Zusammenarbeit ablegen, die dann automatisch in SharePoint gespeichert werden. Dies geschieht an vielen Stellen in der Microsoft 365-Welt, die wir nach und nach erklären werden.
Wie ist SharePoint strukturiert?
Ich stelle mir gerne eine Bibliothek vor, mit Regalen voller Bücher, die wiederum viele Seiten haben. Wie lässt sich das auf SharePoint übertragen? Ganz einfach: Die Bibliothek entspricht der SiteCollection, die Bücher den Bibliotheken bzw. Listen und die Buchseiten entweder den Listeneinträgen/Dokumenten/Pages (Seiten).
Sollten wir Stockwerke bauen oder eine Nachbarschaft?
Hier scheiden sich die Geister. Ich persönlich bevorzuge aus Erfahrung die Nachbarschaft. Für jedes neue Thema, bei dem auch andere Kolleginnen und Kollegen mitarbeiten und somit die Berechtigungsstruktur verändert werden müsste, empfehle ich, ein neues Haus (SiteCollection) zu bauen. Die einzelnen SiteCollections können dann über eine Hub-Seite zusammengefasst oder einfach miteinander verlinkt werden. Das Thema Berechtigungen und Hub-Seiten werden wir in einem weiteren Blogbeitrag genauer betrachten.
Gibt es Limitierungen bei SharePoint, die wir beachten müssen?
Natürlich gibt es die. Ich werde hier nur einige direkt ansprechen, aber je tiefer wir einsteigen, desto mehr werde ich erwähnen. Hier sind die wichtigsten:
- Maximaler Speicherplatz je SiteCollection beträgt 25 TB. Es kann sein, dass dein Unternehmen ein geringeres Limit festgelegt hat. Es hängt auch von der Unternehmensgröße ab, ob so viel Speicherplatz zur Verfügung steht. Es lohnt sich, sich hierzu mit der internen IT abzustimmen. 😉
- Das Dateiuploadlimit liegt bei 250 GB. Das bedeutet, eine Datei darf nicht größer als 250 GB sein. Dieses Limit gilt auch für Dateien, die an ein Listenelement angehängt werden.
- Der Dateipfad (inklusive URL) darf 400 Zeichen nicht überschreiten. Es macht also Sinn, seine Dateien nicht “Ich bin ein wahnsinnig toller Dateiname und hier steht schon der ganze Inhalt.docx” zu nennen!
- Es können 2.000 Listen und Bibliotheken in einer SiteCollection angelegt werden.
- In einer Liste/Bibliothek können zwar 30 Millionen Elemente sein, allerdings funktioniert die Berechtigungsvererbung nur bis zu 100.000 Elementen.
- Eine Ansicht in SharePoint kann nur bis zu 5.000 Elementen anzeigen. Also sinnvolle Ansichten bauen, falls mehr Elemente in der Liste/Bibliothek liegen.
Die aktuellen Limitierungen können immer in der Microsoft-Dokumentation nachgelesen werden.
Fazit
Die Begeisterung für SharePoint kommt, wie bei so vielen Dingen, erst mit der ausgiebigen Nutzung. Ich schätze mittlerweile sehr, wie einfach es ist, gleichzeitig an Dokumenten zu arbeiten, die Versionsverwaltung zu nutzen und natürlich die einfache Freigabe von Dokumenten.