In der heutigen digitalen Arbeitswelt gibt es viele Möglichkeiten, Dokumente sicher und effizient zu speichern. Doch nicht alle Dokumente gehören an denselben Ort. Um Klarheit zu schaffen, möchten wir heute die Unterschiede zwischen SharePoint und OneDrive erläutern und zeigen, welche Art von Daten wo am besten aufgehoben ist.
Warum ist der richtige Speicherort so wichtig?
Die richtige Ablage von Dokumenten hat mehrere Vorteile:
- Sicherheit: Firmenkritische Daten sind besonders geschützt.
- Zugänglichkeit: Teams können effizient zusammenarbeiten, wenn die relevanten Informationen an einem zentralen Ort verfügbar sind.
- Compliance: Unternehmen können rechtliche und organisatorische Vorgaben leichter einhalten.
Doch wo sollen die verschiedenen Arten von Dokumenten abgelegt werden?
SharePoint: Der zentrale Ort für firmenrelevante Informationen
Was ist SharePoint?
SharePoint ist ein zentraler Speicherort für Unternehmensdokumente. Es ist darauf ausgelegt, Teams bei der Zusammenarbeit zu unterstützen, Informationen zu strukturieren und wichtige Inhalte langfristig zu verwalten.
Welche Dokumente gehören nach SharePoint?
- Team- oder Projektunterlagen, die für mehrere Personen relevant sind
- Protokolle, Präsentationen und Reports
- Firmenrichtlinien und -anweisungen
- Kundendaten, Angebote oder Vertragsdokumente
- Alles, was im Rahmen eines Teams oder Projekts erstellt wurde (z. B. über Microsoft Teams)
Vorteile der Ablage in SharePoint:
- Gemeinsame Bearbeitung und Versionierung
- Einfache Rechteverwaltung
- Zugriffskontrolle: Teammitglieder sehen nur das, was für sie relevant ist
- Zentrale Suche über alle Inhalte hinweg
Tipp: Nutze Microsoft Teams, um einfacher auf SharePoint-Inhalte zuzugreifen. Jeder Team-Channel in Teams ist mit einer SharePoint-Dokumentenbibliothek verbunden!
OneDrive: Dein persönlicher Arbeitsplatz
Was ist OneDrive?
OneDrive ist der persönliche Speicherplatz für jeden Mitarbeiter im Unternehmen. Es eignet sich besonders für Dokumente, die nur du benötigst, oder für Daten, die nicht firmenrelevant sind.
Welche Dokumente gehören in OneDrive?
- Persönliche Notizen oder Dokumente, die nur du nutzt
- Unterlagen für Jahresgespräche oder persönliche Zielvereinbarungen
- Dateien für Testzwecke oder Entwürfe
- Temporäre Dokumente, die später gelöscht werden
Wichtiger Hinweis:
OneDrive ist an deinen Benutzeraccount gebunden. Wird dein Benutzerkonto im Unternehmen gelöscht (z. B. bei einem Jobwechsel), werden auch alle Dateien in deinem OneDrive gelöscht. Daher ist es wichtig, firmenrelevante oder teambezogene Daten rechtzeitig nach SharePoint zu verschieben.
Vorteile der Ablage in OneDrive:
- Einfacher Zugriff von jedem Gerät aus
- Automatische Synchronisierung und Offline-Nutzung
- Schnelle Freigabe für einzelne Personen
Tipp: Wenn ein Dokument relevant für dein Team wird, verschiebe es nach SharePoint, um es anderen zugänglich zu machen.
Kurzübersicht: Wo gehört was hin?
| Dokumenttyp | Speicherort |
|---|---|
| Team- oder Projektunterlagen | SharePoint (oder Teams) |
| Firmenrichtlinien und -anweisungen | SharePoint |
| Kundendaten oder Verträge | SharePoint |
| Persönliche Notizen oder Entwürfe | OneDrive |
| Jahresgespräche oder Testdokumente | OneDrive |
Praktische Tipps für die richtige Ablage
- Klares Ziel setzen: Überlege dir immer, wer Zugriff auf das Dokument benötigt.
- Struktur schaffen: Nutze Ordnerstrukturen und Metadaten in SharePoint, um Inhalte schnell wiederzufinden.
- Regelmäßige Prüfung: Verschiebe Dateien aus OneDrive nach SharePoint, sobald sie für das Team relevant werden.
- Automatisierung nutzen: Mit Tools wie Power Automate kannst du Workflows erstellen, um Dateien automatisch in den richtigen Speicherort zu verschieben.
Fazit
Die richtige Ablage von Dokumenten ist entscheidend für effizientes Arbeiten. Während SharePoint der zentrale Ort für Team- und Firmeninformationen ist, bietet OneDrive die Flexibilität für persönliche Daten. Wenn du diese einfache Trennung beachtest, kannst du nicht nur deinen eigenen Arbeitsalltag strukturieren, sondern auch einen wertvollen Beitrag zur Zusammenarbeit in deinem Unternehmen leisten.