Was sind News, Seiten und Unterwebseiten in SharePoint Online?
News
News sind Seiten, die aktuelle Informationen, Ankündigungen oder fachspezifische Themen enthalten, die für eine Zielgruppe der Plattform, auf der die News eingestellt werden, relevant sind. News entstehen zum Beispiel auf Abteilungsseiten, Themenseiten oder auf eigen für die News in der Organisation erstellten Seiten. Die News-Seite hat dabei ein modernes und ansprechendes Design, das verschiedene Medien wie Bilder, Videos oder Dokumente uvm. einbinden kann. News können auch mit anderen Diensten wie Viva Engage, Microsoft Teams oder Outlook geteilt werden, um die Kommunikation zu fördern. Folgende Vorteile bieten die News-Seiten:
- Sie sind einfach zu erstellen und zu bearbeiten, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind.
- Sie sind mobilfreundlich und passen sich automatisch an verschiedene Bildschirmgrößen an.
- Sie sind interaktiv und ermöglichen den Nutzern, Kommentare, Likes oder Emojis zu hinterlassen.
News sind geeignet für Szenarien, in denen man schnell und einfach Informationen mit einer breiten oder spezifischen Zielgruppe teilen möchte, wie zum Beispiel:
- Die Veröffentlichung von Unternehmensnachrichten, wie neue Produkte, Projekte oder Veranstaltungen.
- Die Ankündigung von wichtigen Änderungen, wie neue Richtlinien, Prozesse oder Systeme.
- Die Erzählung von Erfolgsgeschichten, wie Kundenfeedback, Auszeichnungen oder Best Practices.
Seiten
Seiten sind Seiten, die statische oder dynamische Inhalte enthalten, die für eine Darstellung auf einer Informationsplattform, wie zum Beispiel ein Intranet oder Extranet, notwendig sind. Seiten können auf einer SharePoint Online Teamwebsite oder Kommunikationswebsite sowie in der SharePoint-Mobile App angezeigt werden, um die Nutzer über ein Thema, eine Funktion oder eine Ressource zu informieren. Seiten haben ein flexibles und anpassbares Design, das verschiedene Webparts wie Text, Bilder, Grafiken oder Formulare einbinden kann. Es können weitere Diensten wie Power BI, Power Apps oder Stream mit ihnen verknüpft werden, um die Funktionalität und den Inhaltsgehalt zu erweitern. Folgende Vorteile bieten die sogenannten Seiten:
- Sie sind vielseitig und können für verschiedene Zwecke und Inhalte genutzt werden.
- Sie sind dynamisch und können Daten aus verschiedenen Quellen anzeigen oder aktualisieren.
- Sie sind integriert und können mit anderen Diensten oder Anwendungen verbunden werden, um die Nutzererfahrung zu verbessern.
Seiten sind geeignet für Szenarien, in denen man dauerhafte oder aktualisierte Inhalte mit einer Website oder einer App verbinden möchte, wie zum Beispiel:
- Die Erstellung von Informationsseiten, wie Über uns, Kontakt oder FAQ.
- Die Bereitstellung von Funktionen, wie Suchen, Filtern oder Sortieren.
- Die Anzeige von Ressourcen, wie Dokumente, Videos oder Formulare.
Unterwebseiten
Unterwebseiten sind ganze Webseiten, die unter einer übergeordneten Website erstellt werden, um eine hierarchische Struktur zu bilden. Unterwebseiten können eine eigene Navigation, ein eigenes Design, eine eigene Berechtigung oder eine eigene Funktion haben, die sich von der übergeordneten Website unterscheiden. Unterwebseiten haben ein klassisches oder ein modernes Design, je nachdem, welche Vorlage ausgewählt wurde. Dabei beinhalten Sie eigene Seiten, Listen, Bibliotheken oder Webparts enthalten, die nur für die Unterwebseite gelten. Unterwebseiten haben folgende Vorteile:
- Sie sind strukturiert und können eine logische Ordnung für die Inhalte schaffen.
- Sie sind unabhängig und können eine eigene Identität oder ein eigenes Thema haben.
- Sie sind abgesichert und können eine eigene Berechtigung oder einen eigenen Zugriff haben.
- Sie sind erweiterbar und können weitere Unterwebseiten erstellen, um die Tiefe zu erhöhen.
Unterwebseiten sind geeignet für Szenarien, in denen man eine komplexe oder tiefgreifende Struktur für die Inhalte benötigt, wie zum Beispiel:
- Die Organisation von Inhalten nach Abteilungen, Projekten oder Standorten.
• Die Erstellung von spezifischen Websites für Teams, Arbeitsgruppen oder Communities. - Die Verwaltung von unterschiedlichen Berechtigungen oder Zugriffen für verschiedene Nutzergruppen.
- Die Nutzung von verschiedenen Vorlagen oder Funktionen für verschiedene Anforderungen.
Warum sollte man Unterwebseiten vermeiden?
- Obwohl Unterwebseiten einige Vorteile haben, werden sie von Microsoft nicht mehr empfohlen, da sie einige Nachteile und Einschränkungen haben, die die Nutzererfahrung und die Verwaltung erschweren können.
- Die Navigation kann erschwert sein, da Unterwebseiten oftmals nicht in der globalen Navigation erwähnt werden und wiederum eine eigenständige Navigation haben können.
- Sie sind schwer zu verwalten und zu migrieren, da sie eine komplexe Berechtigung und eine tiefe Hierarchie haben, die zu Konflikten oder Fehlern führen können.
- Sie sind schwer zu erweitern und zu integrieren, da sie nicht mit anderen Diensten oder Anwendungen verbunden werden können oder nur begrenzte Möglichkeiten haben.
Microsoft empfiehlt stattdessen, eine eigenständige Website anzulegen, um eine flache Struktur zu entwickeln und alle Funktionen zu nutzen.
- Es vereinfacht Suchmechanismen und Navigationsstrukturen
- Es entkoppelt komplexe Seiten-Hierarchie-Strukturen auf eine sehr flache und austauschbare Struktur
- Es mindert komplexe Berechtigungsstrukturen
- Sie sind einfach zu erweitern und zu integrieren, da sie mit anderen Diensten oder Anwendungen verbunden werden können oder mehr Möglichkeiten haben.
Webseiten können entweder Kommunikationswebsites oder Teamwebsites sein, je nachdem, welchen Zweck oder welche Zielgruppe man hat. Kommunikationswebsites sind Websites, die hauptsächlich zum Teilen von Informationen oder Nachrichten mit einer breiten oder spezifischen Zielgruppe gedacht sind. Teamwebsites sind Websites, die hauptsächlich zum Zusammenarbeiten an Inhalten oder Projekten mit einer kleinen oder definierten Zielgruppe gedacht sind. Eine genauere Definition und Unterscheidung von Teamwebsite und Kommmunikationswebsite ist im Blog LINK beschrieben.
Wie kann man die Verwechslung zwischen Seiten und Websites vermeiden?
Ein häufiges Problem im deutschsprachigen Raum ist die Verwechslung zwischen Seiten und Websites, da beide Begriffe oft synonym verwendet werden. Dies kann zu Missverständnissen oder Fehlern führen, wenn man die richtige Seite oder Website auswählen oder erstellen möchte.
Am einfachsten ist es, wenn wir uns eine Bibliothek vorstellen. Das Regal einer Bibliothek ist unsere Website, sprich die Teamwebsite oder Kommunikationswebsite, und bringt die Strukturen für die Aufbereitung bzw. Darstellung von Inhalten mit. Kurz gesagt Sie besteht aus Dokumentenbibliotheken, Listen und Seiten (verschiedenster Art). Das Buch, welches wir dann wiederum aus dem Regal ziehen und drin lesen können, sind die einzelnen Seiten. In meinem Beitrag die News und Seiten. Denn auf den einzelnen Buchseiten steht für mich relevanter Inhalt. Mal ein Thriller oder ein Roman.
Der kleine, aber feine Unterschied macht es dann wiederum. Denn wenn ich ganze Strukturen benötige, dann muss ich eine Website anlegen und die wird nicht Webseiten geschrieben. Insofern es lediglich eine Information (ein einzelner Inhalt) ist bin ich bei einer Seite und muss entscheiden, ob es eine News oder eine normale Inhaltsseite ist.
Um die richtige Seite oder Website zu wählen oder zu erstellen, sollte man sich folgende Fragen stellen:
- Welchen Zweck oder welche Zielgruppe habe ich?
- Welche Inhalte oder Funktionen möchte ich teilen oder nutzen?
- Welches Design oder Layout möchte ich verwenden oder anpassen?
- Welche Berechtigung oder Zugriff möchte ich verwalten oder gewähren?
- Welche Dienste oder Anwendungen möchte ich integrieren oder verbinden?
Anhand dieser Fragen kann man entscheiden, ob man eine News, eine Seite, eine Unterwebseite, eine Kommunikationswebsite oder eine Teamwebsite benötigt, um die Anforderungen zu erfüllen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass wir oft auf kleine Details achten müssen, um die einzelnen Seitenarten zu unterscheiden. Manchmal ist es dabei nur die Schreibweise, die dafür sorgt von der richtigen Art zu sprechen und darüber hinaus eine einheitliche Begrifflichkeit in der Organisation zu erhalten. Ob eine News oder Inhaltsseite zu erstellen ist, liegt schlicht weg daran, wo ich die Seite anzeigen lassen möchte. Denn eine News kann prominent im Nachrichten Webpart auf einer Startseite angezeigt werden, die Inhaltsseite hingegen nicht. Bleibt weiterhin die Frage, wann lege ich welche Art von Seite an.
- News – Schnelllebige Informationen die gerade aktuell sind, jedoch ggf. schon morgen hinfällig
- Inhaltsseite – langlebige Informationen wie Regeln oder Richtlinien, die bestehen bleiben und immer wieder einem Update unterzogen werden. Wie die Regelung zur Säuberung der Espressomaschine.
Unterwebseiten sollten hingegen vermieden und im SharePoint Online auf die Struktur von Websites und Hubsites gewechselt werden.