Erst wieder beim Kunden passiert …
Eine Site Collection mit lauter Pages (Seiten) – und damit ein Berechtigungs-Albtraum.
Rollen und Zugriffe sauber zu trennen? Kaum möglich. Jede Seite müsste einzeln geprüft und berechtigt werden.
Das ist kein Einzelfall. Viele SharePoint-Umgebungen sind historisch gewachsen. Es wurden einfach immer neue Seiten erstellt, statt die Architektur sauber zu planen. Das Ergebnis: unübersichtliche Strukturen, komplexe Berechtigungen und hoher Pflegeaufwand.
80 % Planung – 20 % Umsetzung
Mein wichtigstes Learning aus vielen Projekten: 80 % Planung, 20 % Umsetzung.
Eine gute Informationsarchitektur entscheidet über die langfristige Qualität eines Intranets. Wer sich die Zeit nimmt, Navigationswege, Berechtigungen und Designvorgaben vorab festzulegen, spart später enorme Umbauarbeit.
Warum Subsites nicht mehr zeitgemäß sind
Früher wurden Inhalte in einer großen Site Collection mit vielen Subsites organisiert. Das war praktisch – ist heute aber überholt.
Gründe dafür:
- Berechtigungen: Subsites erben Rechte von der übergeordneten Site. Werden teilweise aber unterbrochen, daher kann es unübersichtlich werden.
- Flexibilität: Jede Strukturänderung bedeutet hohen Aufwand.
- Modernes Design: Viele neue SharePoint-Funktionen funktionieren nur mit modernen Site Collections.
- Migration: Subsites erschweren spätere Umzüge und Backups.
- Sicherheit: Sobald die Seite darüber gelöscht wird, sind die Inhalte der Subsite natürlich auch weg.
Was sind Hubseiten?
Hubseiten sind die Antwort auf diese Herausforderungen.
Man kann sie sich wie das Dach eines modernen Intranets vorstellen.
- Sie bündeln Navigation, Suche und Branding für alle verbundenen Sites.
- Abteilungen, Projekte oder Themen können sich flexibel andocken, bleiben aber eigenständige Site Collections.
- Änderungen an der Hubseite – etwa Logo, Farben oder Menü – greifen automatisch auf allen verbundenen Sites.
So entsteht ein Netzwerk aus klar getrennten, aber logisch verbundenen Sites.
So verknüpft man Sites mit einer Hubseite
Die Verbindung ist unkompliziert:
- Eine SharePoint-Site wird als Hubsite registriert (über den Admin Center oder von einem Hubsite-Owner).
- Jede weitere Site kann über „Mit Hubsite verbinden“ andocken. (Hier darf das je nach Einstellung natürlich nicht jeder)
- Sofort übernehmen diese Sites Navigation, Branding und Suchbereich der Hubsite.
Das Ergebnis: ein einheitliches Erscheinungsbild, ohne dass Inhalte in komplizierten Unterstrukturen hängen.
Die Vorteile auf einen Blick
- Klare Berechtigungen: Jede Site behält eigene Rechte, kein Chaos bei Vererbung.
- Zentrale Navigation: Nutzer finden Inhalte schneller und übergreifend.
- Einheitliches Branding: Farben, Logos und Layouts werden automatisch übernommen.
- Bessere Suche: Ergebnisse werden hubweit gebündelt.
- Zukunftssicher: Neue Abteilungen oder Projekte lassen sich jederzeit anbinden – ohne Umbau.
Fazit
Subsites gehören in die Vergangenheit.
Wer heute ein modernes, skalierbares und pflegeleichtes Intranet plant, kommt an Hubseiten nicht vorbei.
Mein Tipp aus der Praxis: Plant zuerst, baut danach.
Denn 80 % Konzept und 20 % Umsetzung sind nach wie vor der Schlüssel zu einem erfolgreichen SharePoint-Intranet.