Microsoft Teams entwickelt sich in Unternehmen immer mehr zu einem zentralen Kommunikations- und Kollaborationsanwendung. Neben Chats, Besprechungen und Anrufen gibt es eine Funktion, die oft unterschätzt wird: der Status. Auf den ersten Blick mag der Status wie ein einfaches Hilfsmittel erscheinen, doch seine korrekte Nutzung kann einen erheblichen Unterschied in der Effizienz und Qualität der Zusammenarbeit machen. Dieser Artikel zeigt Dir, warum der Status in Microsoft Teams so wichtig ist, welche Vorteile ein gepflegter Status hat, und welche Herausforderungen auftreten können, wenn er manuell gesetzt wird. Ziel ist es, Dir nicht nur die Funktion und ihre Einsatzmöglichkeiten zu erklären, sondern auch das Bewusstsein für den Status als wesentliches Merkmal einer guten Kommunikation zu schärfen.
Der Status ist ein Indikator, der zeigt, ob und wie Du gerade erreichbar bist. Teams synchronisiert den Status automatisch mit Deinem Kalender, Deinem aktuellen Arbeitsmodus oder der Nutzung der App, aber Du kannst ihn auch manuell setzen. Folgende Statuswerte stehen Dir zur Verfügung:
- Verfügbar: Du bist erreichbar und kannst kontaktiert werden.
- Beschäftigt: Du arbeitest an etwas Wichtigem und möchtest nicht gestört werden.
- Nicht stören: Benachrichtigungen werden deaktiviert, damit Du Dich auf Deine Aufgaben konzentrieren kannst.
- Abwesend: Du bist nicht aktiv am Arbeitsplatz oder in einer Besprechung.
- Offline: Du bist nicht mit Teams verbunden.
Zusätzlich gibt es personalisierte Statusnachrichten, die Du nutzen kannst, um Deine Verfügbarkeit oder den Grund für einen bestimmten Status zu erläutern.
Es Hilft deinen Kollegen*innen zu verstehen, ob ein Kontaktversuch sinnvoll ist oder nicht.
„Bin in einem Meeting, rufe nach 14:00 Uhr zurück.“
Die manuelle Pflege des Status bringt jedoch Herausforderungen mit sich. Oft wird vergessen, den Status zurückzusetzen, was zu Missverständnissen führen kann. Ein Beispiel: Du stellst Deinen Status auf Nicht stören, vergisst aber, ihn nach einer konzentrierten Arbeitsphase wieder auf Verfügbar zu setzen. Dies könnte den Eindruck vermitteln, dass Du schwer erreichbar bist, obwohl das nicht der Fall ist.
Außerdem erfordert der manuelle Status eine gewisse Disziplin. Nur wer konsequent seinen Status anpasst, kann von den Vorteilen wirklich profitieren.
Das Setzen des Status in Teams ist einfach und intuitiv. So funktioniert es:
- Öffne Microsoft Teams.
- Klicke oben rechts auf Dein Profilbild oder Deine Initialen.
- Wähle einen der vordefinierten Status aus oder klicke auf Statusnachricht festlegen, um zusätzliche Informationen hinzuzufügen.
- Du kannst auch eine Zeitdauer festlegen, nach der sich der Status automatisch zurücksetzt.
Ein hilfreiches Feature in Teams ist die Möglichkeit, einen zeitlich begrenzten Status zu setzen. Dies ist besonders nützlich, wenn Du beispielsweise für eine Stunde konzentriert arbeiten möchtest, danach aber automatisch wieder als verfügbar angezeigt werden willst. So gehst Du vor:
- Öffne die Status-Einstellungen.
- Wähle den gewünschten Status und klicke auf Dauer festlegen.
- Gib an, wann der Status auslaufen soll.
Mit dieser Funktion vermeidest Du die oben genannten Herausforderungen und kannst Dich darauf verlassen, dass Dein Status stets aktuell ist.
Der Status in Microsoft Teams ist weit mehr als nur ein Indikator für Deine Verfügbarkeit. Er ist ein Werkzeug, das Dir hilft, Transparenz und Effizienz in der Kommunikation zu fördern. Ein korrekt gepflegter Status zeigt Deinen Kollegen, wie und wann sie Dich am besten erreichen können, und verhindert unnötige Unterbrechungen.
Natürlich gibt es Herausforderungen, besonders wenn der Status manuell gepflegt wird. Doch durch die Integration mit dem Kalender und die Möglichkeit, Statusnachrichten und Zeitbegrenzungen zu nutzen, kannst Du diese Hürden leicht überwinden. Eine weitere Herausforderung birgt die Disziplin bei den Mitarbeitenden, die sich ggf. einem Status widersetzen und nicht den Empfehlungen nach arbeiten. Allerdings ist nicht immer der Mitarbeitende für die Störung innerhalb einer Beschäftigung schuld, denn ab und an erfolgt eine zeitverzögerte Darstellung bei den Mitarbeitenden für einen nicht korrekten Status.
Das Wichtigste zum Schluss. Nutze den Status bewusst und überlege Dir, wie er Deine Arbeitsweise positiv beeinflussen kann. Denn am Ende trägt ein klarer und konsequent gepflegter Status dazu bei, das gesamte Team effizienter und harmonischer arbeiten zu lassen.