Generelle Unterschiede in der Anlage
Kommunikationswebseiten und Teamswebseiten haben unterschiedliche Anwendungsfälle und Ziele, was sich bereits in der Art ihrer Anlage widerspiegelt. Kommunikationswebseiten werden in der Regel erstellt, um Informationen breit zu streuen, sei es innerhalb eines Unternehmens (Intranet) oder für eine größere Zielgruppe (Extranet). Diese Webseiten dienen hauptsächlich der Veröffentlichung von Nachrichten, Ankündigungen und wichtigen Informationen. Die Anlage von Kommunikationswebseiten kann auf zwei unterschiedliche Arten stattfingen.
- Über das SharePoint Startmenü
- Über die SharePoint Online Administration
Teamswebseiten hingegen werden zur Förderung der Zusammenarbeit innerhalb kleinerer Gruppen oder Teams verwendet. Sie bieten eine Plattform für gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, die Planung von Projekten und die Kommunikation im Team. Die Anlage von Teamswebseiten kann dabei auf drei unterschiedliche Arten und Weisen stattfinden.
- Über das SharePoint Startmenü
- Über die SharePoint Online Administration
- Über die Anwendung Microsoft Teams
Hinweis: Die Erstellung von Kommunikationswebseiten oder Teamwebseiten kann durch einen Administrator auf lediglich einen kleinen Personenkreis eingeschränkt werden. Das hilft dabei Wildwuchs zu verhindern und die Erstellung von Seiten Zielgerichtet zu gestalten.
Welche Art wird für welchen UseCase verwendet?
Kommunikationswebseiten:
- UseCase: Unternehmensweite Ankündigungen (Intranet), interne Newsletter, Schulungsinhalte, HR-Informationen, uvm.
- Zielgruppe: Gesamtes Unternehmen oder große Abteilungen.
Teamswebseiten:
- UseCase: Projektmanagement, Team-Kollaboration, gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Projekte mit externen Beteiligten
- Zielgruppe: Projektteams, Abteilungen, spezielle Arbeitsgruppen (auch mit externen).
Was wird alles im Hintergrund angelegt und bei welcher Seitenart?
Kommunikationswebseiten:
Es werden keine Microsoft 365 Gruppen erstellt. SharePoint erstellt lediglich die Seitenstruktur und ermöglicht es, Inhaltsseiten und Webparts hinzuzufügen, um Informationen darzustellen.
Teamswebseiten:
Bei der Erstellung einer Teamwebseite wird automatisch im Hintergrund eine Microsoft 365 Gruppe angelegt. Diese umfasst unter anderem ein gemeinsames Postfach (Exchange Online), einen Kalender.
Hinweis: Innerhalb von Microsoft 365 gibt es kleinere Szenarien, wo trotz Teamwebseite keine Microsoft 365 Gruppe angelegt wird. Beispiel: Innerhalb eines Microsoft Teams Team findet die Erstellung eines “privaten” Kanals statt. Bei der Erstellung legt Microsoft 365 automatisch eine Teamwebseite im Hintergrund ab. Diese jedoch wird ohne Microsoft 365 Gruppe ausgerollt. Was zur Folge hat, dass Anwendungen wie Planner nicht über den Kanal erstellt werden können.
Wie unterscheiden sich die Layouts
Kommunikationswebseiten:
Der Fokus liegt hier mehr auf dem Design als auf den Funktionen. Vorhandene Layouts bieten die Möglichkeit große Bilder, umfangreiche Textblöcke und vielseitige Webparts zur Informationsdarstellung auf einer Seite darzustellen. Die Navigation befindet sich dabei im oberen Bereich.
Teamswebseiten:
Bei der Teamwebseite wird eher ein funktionales Design mit Fokus auf Zusammenarbeit erstellt. Die Layouts sind oft einfacher gehalten, um schnelle Navigation und Zugriff auf Werkzeuge wie Dokumentenbibliotheken, Listen und Kommunikationsmittel zu ermöglichen. Die Navigation befindet sich dabei im Standard auf der linken Seite.
Unterschiede in Berechtigungen oder Bedienungen ?
Kommunikationswebseiten:
Standardmäßig weniger restriktiv, häufig auf Leseberechtigungen für breite Benutzergruppen ausgelegt. Editorrechte erden dabei in der Regel auf wenige Personen beschränkt.
Teamswebseiten:
Granulare Berechtigungen, die auf die Zusammenarbeit abgestimmt sind. Mitglieder haben in der Regel Bearbeitungsrechte, während externe Nutzer eingeschränkt oder ganz ausgeschlossen werden können.
Die Vergabe von Berechtigungen finden bei beiden Seitenarten auf identischer Weise statt. Nämlich über die Webseitenberechtigungen.
Tipp: Mit dem Klick auf “Erweiterte Einstellungen” in den Webseitenberechtigungen erhalten wir eine für mich einfachere Verwaltung von den Berechtigungen. Das kann jedoch auch daran liegen, dass ich mich mit dem älteren Layout (aus SharePoint Onprem) besser zurechtfinde.
Warum ist es sinnvoll, dass es diese beiden Seitenarten gibt ?
Fazit
Die Wahl zwischen Kommunikationswebseiten und Teamswebseiten in SharePoint Online sollte auf den spezifischen Bedürfnissen und Zielen Ihres Unternehmens basieren. Kommunikationswebseiten eignen sich hervorragend für die unternehmensweite Informationsverteilung und –darstellung (zum Beispiel für ein Intranet), während Teamswebseiten ideal für die kollaborative Arbeit innerhalb kleinerer Gruppen sind. Es ist wichtig, diese Unterschiede zu erkennen und die geeignete Seitenart entsprechend dem Anwendungsfall zu wählen, um die Effizienz und Effektivität in der Nutzung von SharePoint Online zu maximieren.
Handlungsempfehlung: Für unternehmensweite Ankündigungen und Informationsverteilungen sollten Kommunikationswebseiten genutzt werden. Teamswebseiten sind die richtige Wahl für Projekte und teamorientierte Zusammenarbeit. In speziellen Fällen kann die Kombination beider Seitenarten durch Integration sinnvoll sein, um die Vorteile beider Ansätze zu nutzen.
Man sollte es vielleicht vermeiden, den englischen Begriff „Site“ ins Deutsche mit „Seite“ zu übersetzen. „Site“ bedeutet eigentlich „Standort“ oder „Bereich“ und steht damit synonym für den räumlich abgegrenzten Teil eines Ganzen. So kann eine Webseite (Website) durchaus aus mehren einzelnen Webseiten bestehen (oft auch als „Website Collection“ (Webseiten-Sammlung) bezeichnet; dies gilt sowohl für eine „Teamwebsite“ (ohne „s“) als auch für eine „Kommunikationswebsite“.